عديدة هي الأخطاء في مراسلاتنا الإلكترونية يوميًا، لكن لتعلم أن بعضها له انعكاسات سلبية أكيدة. من ذلك نسيانك إدراج المرفق ضمن الإيميل، خاصة إذا تكرر ذلك بشكل متواتر، فإن النتيجة قد تكون عواقبها وخيمة وقد ترتبط بالإهمال وهو ما يمس بمهنيتك. والأخطاء المهمة عديدة ومنها أيضًا الثرثرة الزائدة في الإيميلات المرسلة وكتابة اسم المتلقي بشكل خاطئ. لنتعرف أكثر عليها في هذا التقرير، المترجم عن فوربس الأمريكية.
1. نسيان المرفقات
يشعر المدرب المهني راجيف ناثان بامتنان كبير للإشارات الفورية في برنامجي أوت لوك وجي ميل اللذان يسمحان بمعرفة أنك على وشك إرسال رسالة دون أي مرفقات عندما تذكر بوضوح إرفاقك شيئًا في رسالتك. ولماذا؟ لأنه قبل أن تتواجد هذه المزايا، ارتكب ناثان هذا الخطأ الفادح باستمرار، ليس مرة أو مرتين، بل ثلاث مرات!
في الرسائل الإلكترونية عليك تقديم أفكارك بأناقة، دون إطالة أو ثرثرة قد تجعلك تبدو لا مهنيًا
ويعترف ناثان أنه في مطلع حياته المهنية، كانت لديه عادة فظيعة تتمثل في التسرع في العمل. وقادته تلك النتيجة مرارًا إلى إرسال الرسائل قائلًا، "من فضلك انظر الملف المرفق"، دون إرفاق أي شيء في الحقيقة. ويتذكر ناثان إرسال رسالة لاحقة ضرورية "آسف على ذلك! ها هي ذا!" ولسوء الحظ، لم ينته الأمر عند هذا الحد. يوضح ناثان: "في النهاية، أرفقت الشيء اللعين في الرسالة اللاحقة الثالثة (والبريد الرابع في الإجمال)".
ويقر ناثان: "بالقطع لا يبدو هذا أمرًا جيدًا". ففي الحقيقة، كانت واحدة من المشاكل المنتظمة لدرجة أنه أثناء أحد متابعات الأداء الخاصة به، جرت الإشارة إليه على أنه يحتاج إلى تحسين في هذه النقطة. ومنذ هذه اللحظة فصاعدًا، ألصق ناثان شريطًا أعلى شاشته مكتوبًا عليه: "هل أرفقت الملف؟".
كن دؤوباً إلى حد كبير على ذكر "المرفق" حتى تظهر الإشارات الفورية ("قلت أنك أرفقته؟ أرسل على أي حال؟") قبل أن ترسل بريدك الإلكتروني. ويُسمح للجميع بارتكاب الأخطاء البسيطة هنا أو هناك، لكن التعوّد على هذا السلوك المهمل، قد يُكسبك سمعة بأنك غير قادر على إنجاز هذه المهمة الرئيسية.
اقرأ/ي أيضًا: متحدث ذكي ينتقم لك من محتالي رسائل البريد الإلكتروني
2. التحدث كثيرًا
تعمل إحدى صديقاتي المقربات محامية يُدفع لها بالساعة. وبالتالي، اعتادت على الكتابة بشكل مقتصد وتجنب الثرثرة. يمكنني أن أتعلم منها درسًا.
تؤكد جيني فوس، مدربة مهنية ملهمة، على أهمية التعبير عما تحتاج إلى قوله وليس أكثر من ذلك. وتوضح" "إن عجزك عن التعبير عما تحتاج إلى قوله بإيجاز، واضعًا وقت المتلقي في الاعتبار، يمكن بسهولة أن يضايق شخصًا ما ربما رغب قبل ذلك في الاستماع إليك، أو حتى شعر بالسعادة للاستماع إليك لكنه قد لا يكرر الأمر".
يعتبر هذا حقيقيًا بصفة خاصة إذا كنت "ترسل بريدًا إلكترونيًا للبحث عن خدمة، أو إسهامات أو تأييدًا أو حتى من أجل التواصل أو طرح سؤال ما". وعلى الرغم من الفائدة الناتجة عن إرسال الرسائل وتلقيها، فمن المعروف أن ذلك يعد من المعوقات الحقيقية بالنسبة لبعض الأشخاص، وتحذر فوس قائلة: "ضع نُصب عينيك أن الشخص الذي يتلقى الرسالة بشكل جيد ربما يجد البريد الإلكتروني (عمومًا) لعنة وجوده. وقد يظل هذا الشخص مستيقظًا لمنتصف الليل في معظم الأيام محاولًا فقط البحث وسط وابل من رسائل البريد الإلكترونية".
وهذا هو السبب في قولها إن عليك تقديم أفكارك بأناقة أو المخاطرة بأن تبدو غير مهني أو مستهتر بشكل واضح. ووفقًا لمشكلة ناثان التي أدت إلى إرسال العديد من الملاحظات المقتضبة المتتالية المرفقة"، لا ترسل، بحق السماء، ثلاث رسائل إلكترونية متتالية. وتختتم فوس: "استجمع أفكارك معًا وارسل مرة واحدة".
إن إمكانية التعبير فقط عن الأشياء التي تحتاج إليها مباشرة ربما يتطلب الممارسة، لكن الأمر جدير بالجهد على المدى الطويل. اقرأ ما تكتبه قبل الإرسال واحذف الأشياء غير الضرورية، مثل أي كلمات أو سطور أو حتى فقرة كاملة تعيد أو تكرر فقط ما كتبته بالفعل. يمكن أن يكون الأمر مغريًا للاستفاضة في التوضيح، ولكن في كثير من الأحيان ستبدو محاولاتك متكررة.
إن تعلم الكتابة بهدف وحس من التوجيه سوف يخدمك بشكل جيد في مراسلاتك المهنية العديدة عبر البريد الإلكتروني. وسوف يشكرك القارئ على الإيجاز والأكثر أنه من المُرجح أن يرد بنفس الطريقة – بدلًا من ترك رسالتك طويلًا دون قراءة في صندوق الوارد المكتظ.
اقرأ/ي أيضًا: الأوقات الأفضل لإرسال رسالتك الإلكترونية
من الأمور المزعجة كثيرًا مراسلة شخص عبر البريد الإلكتروني وكتابة اسمه بشكل خاطئ
3. كتابة اسم الشخص بشكل خاطئ
ليس هناك عذر على الإطلاق في الكتابة إلى شخص والخطأ في كتابة اسمه أو اسمها هجائيًا. لدينا جميعًا الأشياء التي تزعجنا، وهذا من الأشياء التي تزعجني، ولكني متأكدة من أنني لست الوحيدة في ذلك. إليك الأمر، يتواجد اسمي – والتهجئة الصحيحة له - في توقيعي وعنوان البريد الإلكتروني، الموجود علانية أمام الراسل كي يراه. وأشعر بحساسية كبيرة تجاه هذا الأمر لدرجة أنني في العادة أتحقق من هجاء الأسماء التي تتمتع بأكثر من خيار مرتين، قبل أن أضغط على الإرسال.
هل يستغرق الأمر ثانيتين أكثر؟ بالطبع. ولكن، من الواضح، أنه من المنظور العام، لا يعد هذا وقتًا على الإطلاق. وأنا أود أكثر أن أصيب في أول مرة بدلًا من أن أضطر إلى الاعتذار على خطئي الناتج عن الإهمال. وإذا كنت مشغولًا للغاية لدرجة أنك لا تستطيع حتى كتابة اسم الشخص الذي تراسله بشكل صحيح، إذًا ما هي الأمور الأخرى التي تقوم بها على نحو متسرع؟ وسيصبح هذا هو التساؤل الذي يدور داخل القارئ. إن هذا الخطأ الصغير والبسيط بلا شك يعبر عن قدراتك الأخرى. إذًا، تحقق من عملك مرتين وخاطب الشخص بشكل صحيح.
من المحتمل أنك ترسل وتتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في اليوم. تجنب ارتكاب الأخطاء الصغيرة الناجمة عن الإهمال والتي تبعث رسالة بأنك، قبل كل شيء، لست مهنيًا كما تدعي بالفعل. فلا تُضحي بالجودة من أجل السرعة، لا تفقد نقاط الاحترام بسبب خطأ في بريد إلكتروني يمكن تفاديه.
اقرأ/ي أيضًا: