أتمتة العمليات الإدارية هي ما تتوجه إليه معظم الشركات في العالم في الوقت الحالي، إذ يقضي رواد الأعمال ما يعادل 68% من أوقاتهم في أداء المهام اليومية، و32% منه في العمل على أهداف واستراتيجيات خاصة بأعمالهم، وهذا يوضح ما للأعمال والمهام اليومية الروتينية من تأثير سلبي على إنتاجية الموظف وعمله على مهام أكثر أهمية، لذا كان الحل في العمل على أتمتة تلك المهام ليتمكن صاحب الأعمال أو الموظفين من الاستفادة من أوقاتهم في العمل على تحقيق أهداف الشركة وترك المهام المكررة والمملة لأجهزة الحاسوب التي ستقوم بها على أكمل وجه، وفي هذا المقال تفاصيل أكثر حول أتمتة العمليات الإدارية في الشركة.
يقضي رواد الأعمال ما يعادل 68% من أوقاتهم في أداء المهام اليومية، و32% منه في العمل على أهداف واستراتيجيات خاصة بأعمالهم
مفهوم أتمتة العمليات الإدارية في الشركة
تعرف أتمتة العمليات الإدارية في الشركة (Administrative Automation) بأنها عملية استخدام الوسائل التكنولوجية لأتمتة المهام الإدارية، بحيث تستخدم التكنولوجيا الحديثة وأجهزة الحاسوب في إنجاز المهام الإدارية المتكررة والرتيبة تلقائيًا أو تبسيطها، بحيث لا تصبح جزءًا من الواجب اليومي على الموظفين وأصحاب الأعمال، مما يمكنهم من استغلال أوقاتهم في أداء المهام الإدارية الفعلية التي تهدف إلى تنمية الشركة وتحقيق أهدافها.
وبالرغم من أن أتمتة العمليات الإدارية في الشركات ليست مفهومًا جديدًا، إلا أنها أصبحت أكثر شيوعًا في السنوات الأخيرة مع زيادة التطور التكنولوجي واستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، وقد ساهمت تلك الأتمتة في تسهيل العمل على الموظفين وتعزيز إنتاجيتهم.
يعد التسويق عبر الرسائل النصية القصيرة أداة فعالة ومباشرة للوصول إلى العملاء في ظل انتشار الهواتف الذكية
أبرز العمليات الإدارية التي يمكن أتمتتها
فيما يأتي قائمة توضح أبرز العمليات الإدارية التي يمكن أتمتتها:
-
حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني
يعد التسويق الرقمي عبر البريد الإلكتروني من الأدوات القوية للشركات الناشئة والصغيرة، والتي يمكن من خلالها البقاء على اتصال مع العملاء واستقطاب العملاء المحتملين وزيادة المبيعات وبالتالي تحقيق المزيد من الأرباح، وبالرغم من ذلك، فإن صياغة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها لكل شخص على حدى يستغرق وقتًا طويلًا وقد يتخلله بعض الأخطاء، لذا ساعدت أتمتة تلك الحملات على توفير الوقت والبقاء على تواصل مستمر مع العملاء، وفيما يأتي أبرز النصائح حول أتمتة العمليات الإدارية المتعلقة بحملات التسويق عبر رسائل البريد الإلكتروني:
- استخدام منصات خاصة لإعداد حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني والتي تعمل تلقائيًا بناء على سلوك العميل؛ سواء أكان عميل جديد أو قام بعملية شراء حديثة أو كان لديه مناسبة خاصة.
- تخصيص رسائل البريد الإلكتروني وفقًا لما يفضله العميل وبناء على تفاعلاته السابقة مع العمل.
- الحرص على تعبئة خانات الموضوع والمحتوى عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني لتحقيق أداء أفضل.
-
حملات التسويق عبر الرسائل النصية القصيرة
يعد التسويق عبر الرسائل النصية القصيرة أداة فعالة ومباشرة للوصول إلى العملاء في ظل انتشار الهواتف الذكية التي أصبحت في متناول الجميع، إلا أن إرسال رسالة نصية لكل عميل أمر غير عملي ويستنزف الكثير من الوقت، لذا يمكن أتمتة تلك العملية لإرسال رسائل نصية جماعية تستهدف فئات محددة من العملاء، وفيما يأتي نصائح حول أتمتة العمليات الإدارية المتعلقة بحملات التسويق عبر الرسائل النصية:
- جعل الرسائل قصيرة ولطيفة وفي صلب الموضوع.
- وضع الرابط الخاص بموقع الشركة للتسهيل على العملاء الدخول إليه وتصفح خدمات الشركة ومنتجاتها.
-
جمع معلومات الاتصال بالعملاء
يعد الحفاظ على معلومات اتصال دقيقة وحديثة للعملاء أمرًا بالغ الأهمية، إلا أن فعل ذلك يدويًا يحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد وقد يؤدي إلى حدوث بعض الأخطاء، لذا يمكن أتمتة تلك المهمة عبر استخدام الحاسوب في جمع وتنظيم تفاصيل الاتصال عبر جمعها في قاعدة بيانات خاصة بالشركة دون الحاجة إلى إدخالها يدويًا.
-
جدولة المواعيد
قد تكون جدولة المواعيد وإدارة وقت الفريق والموظفين في الشركة أمرًا معقدًا ويحتاج إلى الكثير من الوقت، لذا يمكن استخدام أدوات الجدولة عبر الإنترنت التي ستساعد الموظفين على إدارة أوقاتهم بفعالية وتمكن العملاء من حجز مواعيد الخدمات التي تناسبهم بسهولة، مما يضمن عدم حدوث تكرار في حجز المواعيد، وفيما يأتي بعض النصائح المتعلقة بأتمتة العمليات الإدارية المتعلقة بجدولة المواعيد:
- استخدام برامج الجدولة التي تتكامل مع التقويم الخاص بالشركة وربطه مع الحساب الخاص بالمدير عبر الإنترنت.
- تعيين ساعات العمل والفراغ بوضوح، بحيث يتم تحديثها باستمرار.
- إرسال رسائل تذكير تلقائية للعملاء والموظفين بشأن المواعيد المحجوزة.
-
إنشاء تقارير التسويق عبر الإنترنت
يعد جمع البيانات التسويقية وتحليلها أمرًا ضروريًا لمعرفة أداء الحملات الإعلانية عبر البريد الإلكتروني أو مواقع التواصل الاجتماعي، إلا أن جمع تلك البيانات يتطلب عمالة كثيرة ووقتًا طويلًا، لذا فإن أتمتة إنشاء التقارير ستساعد على توفير الكثير من ساعات العمل شهريًا، وفيما يأتي بعض النصائح المتعلقة بذلك:
- استخدم أدوات إعداد التقارير التي تسحب البيانات من مصادر متعددة، مثل؛ وسائل التواصل الاجتماعي، وأنظمة التسويق عبر البريد الإلكتروني وغيرها.
- جدولة التقارير لتسلم مباشرة إلى صندوق الوارد في البريد الإلكتروني الخاص بالمدير في الشركة.
إزالة عبء المهام الروتينية عن فريق العمل يمكّنهم من التركيز على أداء مهام أكثر أهمية تدر المزيد من الدخل للشركة
-
إنشاء فواتير العملاء
يعد إنشاء فواتير العملاء وإرسالها مهمة أساسية ولكنها قد تستغرق وقتًا طويلاً إذا أجريت يدويًا، لذا يمكن أتمتة تلك العملية من خلال استخدام برامج الفواتير، وفيما يأتي بعض النصائح الخاصة بذلك:
- اختيار أداة أتمتة الفواتير وتعديلها والتي تتيح للمستخدم إمكانية إدارة الفواتير المتكررة وإرسال تذكيرات للحصول على الدفعات المتأخرة.
- تحديد شروط الدفع، وتقديم خيارات دفع متعددة للعملاء.
-
الرد على استفسارات العملاء
يحتاج العملاء إلى استجابة سريعة على استفساراتهم دون الحاجة إلى الانتظار لساعات أو أيام، إذ إن انتظار الشخص لمدة 30 دقيقة حتى يتم الرد عليه سيقلل من احتمالية أن يكون من العملاء المحتملين بنسبة 21 مرة، لذا كان هذا الأمر يشكل تحديًا كبيرًا أمام الشركات في الماضي، إلا أنه أصبح من السهولة بمكان في الوقت الحاضر الرد السريع على استفسارات العملاء عبر استخدام التكنولوجيا الحديثة، إذ يمكن عمل استجابات تلقائية على رسائل البريد الإلكتروني، وذلك من خلال فرزها وتصنيفها بحيث توجه إلى الشخص المتخصص بها مما يساهم في الرد عليها بشكل أسرع.
-
فرز رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها
يعد الرد على رسائل البريد الإلكتروني أحد المهام التي تجعل الموظف يشعر بأنه يستنزف الكثير من وقته، إذ يقضي بعض الموظفين ما يصل إلى 6 ساعات يوميًا في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، وهو أمر قد لا يستحق إضاعة كل هذا الوقت عليه، فقد لا يحقق الموظف فائدة كبيرة من تحققه المستمر لبريده الإلكتروني، لذا يمكن استخدام بعض التطبيقات لفرز رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا وإنشاء ردود جاهزة للرسائل التي يحتاج فيها الموظف إلى استخدام الرد نفسه عليها باستمرار.
وفي الختام، يمكن القول بأن فوائد أتمتة العمليات الإدارية تمتد لأبعد من توفير الوقت، إذ من خلال إزالة عبء المهام الروتينية عن فريق العمل يمكنهم التركيز على أداء مهام أكثر أهمية تدر المزيد من الدخل للشركة، كما أن تقليل احتمالية حدوث الأخطاء المرتبطة بالعمليات اليدوية يضمن تحقيق مستوى أعلى من العمل والوصول إلى رضا العملاء، وتحتاج الشركات الصغيرة تحديدًا إلى أتمتة مهامها الروتينية لتتمكن من التركيز على تطوير الشركة وزيادة إنتاجيتها، بالإضافة إلى زيادة عوامل الابتكار في العمل بما يحقق لها نموًا سريعًا في ظل المنافسة القوية في سوق العمل.
