قد تكون من الأشخاص الذين يبحثون عن فن إدارة الوقت حتى تستطيع استغلال وقتك بالشكل الأمثل، إذ إنّ الوقت مهمٌ جدًا لعيش حياة هادئة يتم فيها إنجاز المطلوب دون الشعور بالقلق والتوتّر.
تستعرض هذه المقالة ما يُطلق عليه فن إدارة الوقت، وتُعدد بعضًا من فوائد وأهمية هذه المهارة
تستعرض هذه المقالة ما يُطلق عليه فن إدارة الوقت، وتُعدد بعضًا من فوائد وأهمية هذه المهارة، كما تُقدّم بعض النصائح في خطوات إدارة الوقت، بالإضافة إلى أهم طرق ومهارات واستراتيجيات إدارة الوقت.
اقرأ هنا: كيفية إدارة الوقت.. 7 أفكار عملية
فن إدارة الوقت
ربّما توحي عبارة فن إدارة الوقت إلى البعض أنّه بعيد عن الوصول إلى القدرة على إدارة الوقت، لكن الأمر أسهل من ذلك بكثير. وتعني عبارة فن إدارة الوقت قدرة الشخص على استخدام الوقت المُتاح له وتنظيمه بذكاء لاستغلاله بحيث يكون أكثر إنتاجية وتحقيق أكبر استفادة ممكن من الدقائق أو الساعات المُتاحة.
ولا يقتصر امتلاك فن إدارة الوقت على الإنتاجية العالية، بل يرتبط ارتباطًا وثيقًا بصحة الشخص وراحته النفسية، إذ يشعر الكثير من الأشخاص بالقلق والتوتّر إذا لم يقوموا باستغلال أوقاتهم وإدارتها بالشكل المناسب.
ما هي إدارة الوقت؟
يمكن تعريف إدارة الوقت بأنّها عملية التخطيط والسيطرة على الوقت المُتاح لإنجاز مهمة ما بشكل ذكي وواعٍ، بحيث يتم استغلال هذا الوقت في تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية من خلال اتباع استراتيجيات إدارة الوقت الفعّالة.
ويؤدي الافتقار إلى فن إدارة الوقت إلى نتائج سلبية على عدة نواح، يمكن تلخيصها بالتالي:
- انخفاض الإنتاجية.
- تراكم المواعيد أو فواتها.
- التسويف والمماطلة.
- عدم التركيز.
- انخفاض الكفاءة والجودة.
- تعطّل سير العمل.
- الأزمات المالية.
- عدم الموازنة بين العمل والحياة الشخصية.
- الشعور بالتوتر والقلق وعدم الراحة.
- السمعة السيئة، سواء مهنيًا أو على المستوى الشخصي.
- توتّر العلاقات الاجتماعية وعلاقات العمل.
أهمية إدارة الوقت
ربّما لا نستطيع حصر أهمية إدارة الوقت لكثرتها، لكن القائمة التالية توضّح بعض النقاط التي يمكن من خلالها معرفة أهمية الوقت سواء على الصعيد الشخصي أو على الصعيد المهني:
- الحد من الإجهاد
تكمن أهمية إدارة الوقت الكبيرة في أنّها تحُد من تعرّض الشخص للإجهاد، سواء كان ذلك إجهادًا جسديًا عندما يضغط على نفسه لإنجاز المهام الملقاة عليه في الوقت المحدد لها وحسب المواعيد المطلوبة، أو الإجهاد النفسي الذي يتمثّل بالتوتر والقلق وعدم الثقة بالنفس من عدم القدرة على إنجاز أو إتمام المهام في الوقت المناسب.
- زيادة الإنتاجية
يرى البعض أن أهمية إدارة الوقت تكمُن في زيادة الإنتاجية، إذ تساعد مهارات إدارة الوقت على تحديد المهام والأولويات لكل مهمة، والذي ينتج عنه زيادة في تحقيق النتائج خلال وقت محسوب ومنظّم.
- زيادة مستوى التركيز
يؤدّي اتباع طُرق إدارة الوقت الفعّالة إلى زيادة مستويات التركيز لدى الشخص، إذ تُساعد إدارة الوقت على تحديد المهام بفترات زمنية محددة، مما يزيد من التركيز على كل مهمة ضمن وقتها المناسب، والذي من شأنه المساعدة في تحقيق الأهداف وزيادة الإنتاجية ضمن الوقت المُتوقّع.
- الموازنة بين الحياة العملية والحياة الشخصية
عند إدارة الوقت بالشكل الصحيح والسليم، يصل الشخص إلى مرحلة يستطيع فيها ترتيب وقته بين العمل والحياة الشخصية، وتكمن أهمية إدارة الوقت عند الوصول إلى هذا التوازن، بحيث تستطيع ممارسة عملك بإنتاجية عالية ضمن وقت العمل، مع بقاء الوقت الكافي لممارسة الحياة الشخصية.
- الحد من المُشتتات
تساعد طرق إدارة الوقت على القضاء على المُشتّتات والمُلهيات التي تؤثر على تركيز الشخص في مهامّه الرئيسية. وتؤثّر عوامل الإلهاء التي تشمل الهاتف وشبكات التواصل الاجتماعي أو زملاء العمل أو الأصدقاء على استغلال الوقت بالشكل الفعّال وتُقلّل من الإنتاجية.
- زيادة الوقت الحُر أو وقت الفراغ
واحدة من أهمية إدارة الوقت هي الحصول على وقت حُر إضافي، إذ تُوفّر استراتيجيات إدارة الوقت المزيد من الوقت الحُر الذي يمكن استغلاله في الكثير من الأشياء ذات الأهمية على الصعيد الشخصي، إذ يعطيك الوقت الحر مجالًا لملئه بأولويات أخرى غير العمل، مثل المزيد من الوقت مع العائلة أو الأصدقاء وممارسة الهوايات وتنمية المهارات.
- الحد من المماطلة
يعاني الكثيرون ممّن لا يتّبعون استراتيجيات إدارة الوقت من التسويف والمماطلة، ممّا يتسبب بعدم استغلال الوقت بالشكل الصحيح وبالتالي تقليل الإنتاجية والشعور بالعبء الكبير. لذلك عند اتباع خطوات إدارة الوقت، تستطيع التحكّم بالوقت وإنجاز المهام في وقتها دون مماطلة، وهذا يخفف من الضغط الذي تشعر به بسبب التوتّر الناتج عن المماطلة والتسويف.
فوائد إدارة الوقت
فوائد إدارة الوقت كثيرة ولا يمكن حصرها، بدءًا من الفوائد على المستوى الشخصي أو على مستوى العمل. تاليًا أبرز فوائد إدارة الوقت التي قد يلاحظها معظم من يمتلكون فن إدارة الوقت:
- زيادة الإنتاجية.
- إنجاز العديد من المهام.
- التقليل من الشعور بالضغط والتوتّر.
- الحصول على المزيد من وقت الفراغ واستغلاله في نشاطات ذات أهمية.
- تحسين العلاقات الاجتماعية.
- الراحة النفسية وزيادة الثقة بالنفس، والتي تعتبر واحدة من أهم فوائد إدارة الوقت، إذ أنّها تؤثّر على النقاط السابقة بشكل كبير.
مهارات إدارة الوقت
تلعب مهارات إدارة الوقت دورًا محوريًا في الحصول على أقصى استفادة من فوائد إدارة الوقت، ولا تقتصر فوائد مهارات إدارة الوقت على مكان العمل، بل تتعدّاها إلى الحياة الشخصية والاجتماعية. ويمكن تلخيص بعض مهارات إدارة الوقت وليس جميعها في النقاط التالية:
- تحديد الأهداف
السير في يوم دون أهداف يؤدي إلى ضياع الوقت دون استغلاله، لذلك يجب أولًا وقبل البدء بعمل أي شئ تحديد الأهداف والغايات من هذا العمل، ويجب أن تكون الأهداف واقعية وقابلة للتحقيق.
- التخطيط الصحيح
التخطيط الصحيح من أهم مهارات إدارة الوقت، لذلك يجب التخطيط لليوم بشكل كامل قبل بدايته، بحيث يتم ترتيب أولويات هذا اليوم للبدء بالأكثر أهمية ثم الذي يليه، وعدم البدء بأي مهمة جديدة قبل الانتهاء من سابقتها.
- ترتيب الأولويات
تحديد الأولويات أيضًا مهارة من مهارات إدارة الوقت، إذ يساعد ترتيب الأولويات على إنجاز المهام حسب أهميتها.
- وضع مواعيد نهائية
حدد مواعيدًا نهائية تستطيع إتمام المهام قبل نهايتها، ويمكن وضع هذه المواعيد عن التخطيط الذي تحدثنا عنه في النقطة السابقة، بحيث تُلزم نفسك على إتمام هذه المهمة في الوقت المخصص لها.
- تقاسم المهام
إذا كنت لا تمتلك المعرفة الكافية لإتمام مهمة ما، لا تتردد في طلب المساعدة من ذوي خبرة فيها، فالشخص الذي ليس لديه المعرفة الكافية لإتمام مهمة ما، يحتاج وقتًا أطول من الخبراء فيها.
خطوات إدارة الوقت
من أجل امتلاك فن إدارة الوقت، لا بد من اتباع خطوات إدارة الوقت بشكل صحيح. تاليًا بعض الخطوات التي قد تساعد في إدارة الوقت:
- التنظيم والترتيب
يساعد ترتيب ومكان العمل على إدارة الوقت بشكل فعال، على سبيل المثال إذا كان عملك مكتبيًا، يجب عليك ترتيب الملفات والوثائق والأوراق بطريقة منظمة، وعدم تركها مبعثرةً حولك على المكتب، يساعد هذا الترتيب في التركيز وعدم تضييع الوقت عند البحث عن ورقة ما.
- استغلال الوقت
الخطوة الثانية من خطوات إدارة الوقت هي استغلال الوقت بالشكل الصحيح، والتركيز على العمل أو المهام لإنجازها في الوقت المُحدد لها، وعدم تضييع الوقت في المُلهيّات والمشتّتات على اختلافها.
- التركيز
التركيز في المهمة وإنجازها وعدم الانتقال إلى مهام أخرى قبل إتمامها.
- استخدام أدوات إدارة الوقت
ربّما لا يستطيع البعض اتباع خطوات إدارة الوقت دون مساعدة، لذلك هناك الكثير من الأدوات التي قد تساعد في إدارة الوقت، مثل الأجندة والتقويمات أو تطبيقات الهواتف الذكية وأجهزة الحاسوب.
