الترا صوت - فريق الترجمة
الاجتماعات، إنها الشرّ الذي نحاول جميعًا الهروب منه في مكاتب العمل بكل ما أوتينا. فمن منا يرغب في الجلوس في غرفةٍ مغلقةٍ مع مديره وهو يثرثر عن أمورٍ تكون في أحيانٍ كثيرة لا علاقة لها أصلًا بواجباتك وعملك.
تهدر الشركات ما قيمته مليارات الدولارات بسبب الاجتماعات التي تفتقر للترتيب وحسن التنسيق
الاجتماعات ليست تجربة ممتعة بأي حال، وفي كثير من الأحيان لا تكون مجدية بأي شكل في سياق العمل نفسه، وثمة الكثير من الدراسات التي تؤيد هذا الطرح الذي تراه، أنت الموظف الذي لا حول له ولا قوة؛ أمرًا بديهيًا.
شاهد/ي أيضًا: فيديو: كيف تجري مقابلة عمل ناجحة عبر سكايب
مع ذلك، يمكن أن تكون الاجتماعات وسيلةً فعّالةً جدًا لرفع كفاءة العمل، بل وحتى توفير المال والوقت، ولكن كيف ذلك؟
تحاول السطور التالية، المنقولة بتصرف عن موقع "Inc" إخباركم بالطريقة، على لسان ساتيا ناديلا المدير التنفيذي لمايكروسوفت، إحدة أضخم الشركات في العالم.
"لماذا؟ اجتماعٌ آخر؟ هل يستطيعون فقط أن يتركوني بحالي لكي أنهي عملي؟"، من منا لم تجرِ هذه الكلمات على لسانه ذات يوم؟
يقدّر الباحثون، أن الشركات تُهدِر ما تصل قيمته إلى مليارات الدولارات بسبب الاجتماعات التي تفتقر إلى الترتيب والتنسيق الحسن وما يضيع من إنتاجية بسبب ذلك.
ولكن في المقابل يمكن لاجتماعٍ لا تتجاوز مدته 10 دقائق، بشرط إتقان التخطيط، أن يُغني عن عشرات الرسائل الإلكترونية، ويحول دون كوارث بسبب سوء التواصل، بل قد يُثمر عن أفكارٍ وحلولٍ مذهلة.
ولهذا يستحق الأمر أن تنظر إلى أساليب إدارة الاجتماعات التي يعمل بها الأسماء الكبيرة في عالم إدارة الإعمال، مثل ساتيا ناديلا المدير التنفيذي لشركة مايكروسوفت.
فلنعد قليلًا إلى الماضي: عندما تقلّد ناديلا منصبه الحالي، في شباط/فبراير 2014، كانت مايكروسوفت تواجه أزمة هوية، فقد تمكّنت البلادة والرتابة من الشركة التكنولوجية الضخمة، وعصفت بها أزمة صراعات داخلية، وفقدت روحها الإبداعية. لكن ناديلا استطاع فيما أتى من سنوات، أن يحقّق المعجزة بقلبه حال الشركة رأسًا على عقب.
وأحد مرتكزات إنجاز ناديلا المذهل هو تغييره ثقافة الاجتماعات في مايكروسوفت. ففي مقابلة مع وول ستريت جورنال قبل بضعة أعوام، كشف ناديلا عن طريقته التي تقوم على ثلاث قواعد لإدارة اجتماعاتٍ أفضل. تتلخّص هذه القواعد الثلاث بما يلي:
1. احرص على أن تنصت أكثر.
2. اقتصد في كلامك.
3. كن حازمًا وقت اللزوم.
هذه النصائح المكثفة، تختزل ذكاءً إداريًا مدهشًا. دعونا نحلّل عبقرية هذه الطريقة.
1. احرص على أن تنصت أكثر
أنت تتعلّم بالإنصات. فأهمية مهارات الاستماع لمن يدير الاجتماعات لا تُقدّر بثمن، لأن الغاية من الاجتماع، السبب الذي دفعكم جميعًا للجلوس معًا، هو تبادل وجهات النظر والآراء المختلفة والاستفادة منها.
كما أن الاستماع إلى فريقك يغذّي مناخًا سايكلولوجيًا يتسم بالأمان والثقة، وفي ظله يشعر الموظفون بأنهم يستطيعون، بكل راحة، التعبير عن أفكارهم ومشاركة مشاكلهم، بل حتى أخطائهم.
وكل هذه المعلومات قيمة وقد تساعدك على رسم بوصلة اجتماعاتك، و بوصلة فريقك أيضًا بفعاليةً لا تُجارى.
2. اقتصد في كلامك
انتبه إلى قوله "اقتصد" وليس "لا تتحدّث أبدًا". بإمكانك أن تقوم بذلك عن طريق:
- طرح أسئلةٍ أكثر.
- الحديث بإيجازٍ واختيار كلماتك بعناية فخير الكلام ما قلّ ودلّ.
- الترفّع عن إدارة أصغر التفاصيل وحلّ كلِّ مشكلةٍ بنفسك.
- محاولة تحفيز أفراد الفريق المنطويين أو الخجولين بسؤالهم عن آرائهم.
- الالتزام بالوقت.
إذا كنت ممن ينسون أنفسهم في غمرة الكلام الكثير في الاجتماعات، فحاول ضبط نفسك بتذكّر هذه الأسئلة الثلاثة الأساسية:
- هل يجب أن يُقال هذا الكلام؟
- هل يجب أن أكون أنا من يقول هذا الكلام؟
- هل يجب أن أكون أنا من يقول هذا الكلام الآن؟
بالتأكيد ستكون هناك مواقف ترى فيها أن الجواب على هذه الأسئلة الثلاثة هو "نعم" بكل بساطة، ووقتها فبكل تأكيد لك أن توقظ الخطيب المفوّه الذي بداخلك. ولكن إن كان جوابك "لا"، فاصبر وعضّ على لسانك وستجد أن الاجتماع كان مفيدًا أكثر بفضل ذلك.
3. كن حازمًا
إذًا وقفتَ وأنصتَّ واستمعت إلى أفكار وآراء فريقك، والآن حان الوقت لكي تبني على ذلك. فممتازٌ جدًا، بكل تأكيد، أنك اقتصدت في حديثك واستمعت إلى فريقك، ولكن هذا لن يكون مجديًا ما لم تبدأ بتكليفهم بالمهام والبناء على كل هذا الكلام.
"إرضاء جميع الناس غايةٌ لا تدرك"، تذكّر ذلك، فلن تنال قراراتك رضا الجميع، ولكن هذا جزءٌ من مسؤولياتك أيضًا، أي أن تُقدِم على الخيارات الصعبة، وأن تلتزم بقراراتك حتى تؤتي ثمارها، وبالنهاية ستجد أن الجميع أصبح في صفك.
الإنصات أكثر من التحدث والاقتصاد في الكلام والحزم وقت اللزوم، هذه المبادئ الثلاثة لإدارة اجتماع عمل أكثر فاعلية
والالتزام بهذه المبادئ الثلاثة سيساعدك كثيرًا على صون توازنك وإنتاجيتك، ويمكنك أيضًا جعل العواطف ورقةً لصالحك بدلًا أن تكون ضدك.
اقرأ/ي أيضًا:
هل يمكن للإنسان أن يطور ذكاءه العاطفي؟
6 علامات على أن الوقت قد حان لتقديم استقالتك